Tra le misure minime che l'azienda deve implementare per rispondere ai requisiti richiesti dalla legge, quella della redazione del documento programmatico risulta essere quella più importante dal punto di vista strategico in quanto si tratta di uno strumento di pianificazione delle attività che mirate alla tutela della privacy.
Il contenuto del documento è specificato nell'Allegato B al D. L.vo 196/2003:
* elenco dei trattamenti di dati personali;
* distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell'ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati;
* analisi dei rischi che incombono sui dati;
* misure da adottare per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
* descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento;
* previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare.
La formazione è programmata già al momento dell'ingresso in servizio, nonché in occasione di cambiamenti di mansioni, o di introduzione di nuovi significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento di dati personali;
* la descrizione dei criteri da adottare per garantire l'adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all'esterno della struttura del titolare;
* per i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale nelle strutture sanitarie, l'individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione di tali dati dagli altri dati personali dell'interessato.